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  • 3月25日(木) ゲスト卓話「クラブ会報を中心とした経費削減について」

    講師紹介

    クラブ会報・広報・雑誌・IC委員会
    副委員長 大澤 雅松

    今月が識字率向上月間ということで、当委員会の担当例会を設定いただきました。5クラブ合同夜間移動例会でも申し上げましたが、クラブ会報が3月18日付の今年度第32号をもちまして通算2000号を達成しました。これからも会報は続けていくのですが、昨今の会員減少や厳しい経済情勢を考慮すると、これまで同様の形態で継続していけるかということが、次年度の課題に浮上しております。そこで、クラブ会報の発行を含めて様々な場面で経費削減につながる改革をいち早く進めた千歳セントラルRCから、改革に携わってきた井上英幸直前会長を卓話講師にお招きし、お話をうかがいます。

    井上直前会長は1957年1月19日、千歳生まれの53歳。家業の井上商店(セブンイレブン)を経営。千歳青年会議所理事長を経て13年前に千歳セントラルRC入会してから、幹事3回、会長1回を含む8年間、理事を務める中で改革を進めています。それでは、井上様よろしくお願いします。

    「クラブ会報を中心とした経費削減について」

    千歳セントラルRC
    井上 英幸 直前会長

    ご紹介いただきました通りロータリー歴の半分以上を理事で過ごし、幹事を3回もやったのは当クラブでは私だけです。この間に色々な改革の中心におりました。当クラブが手掛けた改革についてお話いたします。

    大きく分けて3つの改革をしました。私が入会した13年前に会員数は54名でしたが、ずっと減少が続き23名まで減った時に、これではいかんと改革をしなければならない破目になりました。うちのクラブは私の入会時に1,200万円の預金が特別会計にあって、54名も会員がいたので会費収入には事欠かず、毎年お金が増えるという裕福なクラブでした。しかし23名となると3年間、毎年100万円を特別会計から取り崩し、10周年を迎えたりして、今年度の預金残高は700万円ほどまで減ってしまいました。これが改革のきっかけでした。

    一つは例会の出席です。54名のうち実際の出席者数は30~40名で、予定していた出席者との誤差が、多い時で10名以上にもなりました。この誤差による食事代の無駄だけで年間30万円~40万円となり、例会案内と出欠の返答をファクスからメールにしました。当クラブの例会は火曜なのですが、毎週日曜に例会案内のメールを各会員に送信し、月曜には例会出席者数が把握できて、誤差は1~2名になりました。

    メールの送受信というと高齢の会員から拒否反応が出るものですが、実は佐藤ガバナーの時に私はガバナー事務所に出向していて千歳RCさんの比較的高齢の方がメールをできるようになったのを目の当たりにしています。その方は、携帯電話の表示を通常より大きな文字にして使うような方でしたが、1年で、あれよあれ

    よという間にメールを使えるようになりました。事情を聞いたら、飲み屋の若い女性とメールを交換しているうちに覚えたそうです。うちの会員は入会時にメールアドレスを申告することになっています。これを使って食事の誤差がなくなりました。皆さんにもお奨めします。

    本日のテーマの会報は、うちのクラブも外注していました。火曜日の例会に向けて金曜日に印刷会社から原稿の回収に来て、事務局が休みの土曜に会報委員が出てきて校正をしていました。こうしたことを点検してみましたが、会報の中身は前の例会を中心にした過去のことばかりです。未来のことを書いた会報はない。こうした作業を省いてしまおう。その代わりホームページを強化しようということになりました。

    ホームページをもって会報に充てようということで、一時は会報をやめてホームページだけにしていました。 しかし、例会に来て読むものがないとか、ガバナーや外部からの訪問などの際に、結果的にプリントアウトしなければならないという場面がありました。現在は、白黒のコピーで会報としています。年間予算はコピー代だけですから5万円ほど。10分の1になりました。

    単純に会報をやめようとか、ホームページにしようとかいうことではなく、何点かのポイントがありました。例えば、会員数が23名に減った時に、会員拡大をどうするか、会報をどうしようとか、携帯メールを利用しようとかいったことを連動して考えようとプロジェクトチームを数名で立ち上げて、これがCLPにまでつながるわけです。

    クラブがどういう活動をしているか明確にし、市民に理解してもらう手段をという方向に活動の考え方を変えたのです。ロータリーと言えばポリオとか、WCSなど海外への活動を盛んにしています。千歳RCさんは伝統のあるクラブですから、分収造林とか写生大会など何年も続けている事業があります。でも、うちのクラブでは継続している事業がなかったので、言い換えれば魅力がない、特徴がないという悪循環でした。そこで大きな柱を作っていこうと。RCもLCもJCもどんどん会員が減っていくことを考えたことがありますか。うちのクラブは酒を飲むといつもそうした話です。NPOはどんどん数が増えています。それはやることが明確で絞られているからです。ところがRC、LC、JCはやることの幅が広すぎる。RCだって、最初は街に公衆トイレを作るところか始めた。最初からポリオだ何だと言っていたわけじゃない。

    じゃあ、千歳セントラルRCも、地元のために何かすることはないのか。千歳駅の階段にカラーコルトンで四季の写真が掲示され、千歳セントラルRCの名前が入っています。あれは、市の150万円の事業にうちが10万円だけ出して名前を入れ、まるでうちの事業のようになっている。大和の指宿公園に植樹するに当たり、1本5万円の桜の木を3本だけ植えて、うちのクラブの公園のようになっています。

    これからも、皆さん驚くと思いますが、あす開業する新千歳空港の国際線ターミナルに2カ所、セントラルロータリーのマークがついた募金箱の設置が決まりました。帰国の際に両替できない小銭を募金してもらい、千歳のまちのために使ってもらいます。

    行政の仕事、我々が考える事業いずれにしてもうちのクラブの事業ということで、売名行為と言われるかもしれませんが、それで入ってくれる企業も増え、現在は会員数38名、来年は40名になると思います。

    危機感を持って無理や無駄を見直し、並行してクラブの活性化になる事業展開を考えないと財源の縮小だけではクラブの成長になりません。事業のPRもしましたが、きょう6時から千歳グルメの試食会を予定しています。これも事業費はかけていません。できるだけ金を使わず、でもクラブは目立ち、そして活性化につながるように。また、内部で使うお金は節約するという事業仕分けをして。

    お聞きすると千歳RCは会員数が60名を切ったそうですが、手を打っていかないとズルズルとメンバーが少なくなると思います。事業、経費の両輪で見直され、いつまでもセントラルRCにとって「親クラブは手本になる、大したものだ」というクラブでいていただきたいと思います。

    謝辞

    会長 岩崎 暉久

    ためになる話をありがとうございました。お金のかかる会報を印刷しない、メールで例会案内を出し、そして出欠の返事をもらう。そうすれば出欠の実際との誤差が1~2名になり、食事の無駄をなくすという工夫。経費のかからないようにする大変にいいことだと思いました。貴重なお話ありがとうございました。