2月28日（木） 委員会報告

出席・資料委員会 委員長　加藤正浩

　メークアップの取扱いについて

メークアップの取扱いを分かり易く整理して周知することにより、メークアップの積極的な活用による出席率の向上を図るとともに、より効率的な運用を目指すものです。

 １．     メークアップとは

　ロータリアンの三大義務は、「例会の出席」「会費の納入」「ロータリー雑誌の購読」である。どうしても仕事の都合などで例会に出席できない場合、それを補うために、他クラブの例会などに出席するのが「メークアップ」であり、日本語で言えば「出席補填」ということになる。

２．メークアップ対象となる各種会合について

　千歳ロータリークラブ定款第９条に規定されているとおりとする。なお、メークアップ対象となる理事会承認のクラブの奉仕プロジェクトまたはクラブが提唱した地域社会の行事や会合、ならびに理事会承認の選任された奉仕委員会の会合については、今後は案内時にその旨についても周知することとする。

 ３． メークアップの期間について

例会の定例の時の前14日または後14日以内（千歳ロータリークラブ定款第９条）

 ４．     メークアップの申告（報告）方法について

(1) 各会員が出席補填として申告する場合

① 他のロータリー・クラブおよびローターアクトクラブ等の例会出席時

「訪問ロータリアン報告用紙（メークアップカード）」を受け取り、出席日時等の必要事項を記載の上、出席・資料管理委員会または事務局に速やかに提出する。

② 例会扱いとならないＲＩ等の各種会合に出席時

会合名・日時・会員名等の必要事項を記載したもの（様式任意）を出席・資料管理委員会または事務局に速やかに提出する。

③  Ｅクラブ参加時

送付されたメークアップ証明書（PDF）を出席・資料管理委員会または事務局に速やかに提出する。（ただし、ＰＤＦ発行のための費用が発生します）

(2) 効率化の観点から担当委員会から報告する場合

①  理事会承認のクラブの奉仕プロジェクト・会合等に出席時

担当委員会から出席者名簿を出席・資料管理委員会に提出することにより、各会員からの申告に代える。出席・資料管理委員会は、各会員の例会欠席状況を確認の上、メークアップの適用を判断する。

②  理事会の会合の場合

幹事から出席者名簿を出席・資料管理委員会に提出することにより、各会員からの申告に代える。以下、前項と同じ。

※ 毎月１５日までに地区に出席率を報告するため、特に月末の例会に対して翌月メークアップする場合は、速やかに報告するようにご協力願います。

次年度幹事　大澤 雅松

　　クラブ協議会のお知らせ

　2月26日、ＡＮＡクラウンプラザホテル千歳で開催された第1回次年度理事会でクラブ協議会（次年度・委員長および理事対象）の日程が決まりましたので報告します。委員長が都合悪い場合は、副委員長もしくは委員会メンバーを必ず出席させてください。　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　日程：3月12日（火）　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　時間：18時30分から第2回理事会　19時より第1回クラブ協議会　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　場所：千歳平安閣“リアン”にて